购卡政策

19年3月26日总统内阁通过
20年2月18日总统内阁审议通过;
Reviewed and Adopted by President's Cabinet 2/23/21; 9/27/22

十大彩票平台(EGSC)隶属于乔治亚行政学院 服务(DOAS)采购卡政策和佐治亚委员会的大学系统 的《十大彩票游戏平台》，可于以下网址查阅 链接: 

DOAS采购卡政策:
http://doas.ga.gov/state-purchasing/statewide-card-programs/purchasing-cards

BOR购卡手续:
www.美国政府.edu/business_procedures_manual/Section3/C1127

本政策和程序提供十大彩票平台持卡人和批准人 澄清DOAS和USG政策和程序中可能不清楚的项目; 进一步指导校园程序和违反政策的后果. 

各方

总统的机构: 参与卡计划的美国政府机构的每位校长负责 审核和批准机构的P - 卡计划及所有事先修改 提交给DOAS/OPB. 机构主席不能被发给P卡. 

财务总监: 参与p卡计划的机构首席财务官 负责监督卡计划. 财务总监的职责 包括: 

1. 1. 1. 成功完成财务总监卡计划培训模块
      2. 提交完整的财务总监卡计划确认表
      3. 实体卡程序管理员的任命
      4. 合格持卡人和批准人的批准
      5. 审查和批准机构卡计划的年度自我审计 由DOAS定义. 请注意首席财务官的职责不包括监督外部或内部的审计 由法规或章程授权的审计员.
      6. 每年与信用卡经理和信用卡管理员一起审核和批准信用卡政策.
      7. 审核和批准机构的P - 卡计划及所有修订
      8. 向机构主席提交计划

采购卡项目管理员(P-卡 管理员): p卡管理员建立与采购相关的EGSC内部程序 卡. EGSC的所有程序均在 乔治亚州采购卡计划政策和最佳业务实践和控制. 

EGSC采购卡管理员的一些职责是:

1. 1. 1. 审核和评估EGSC员工的采购卡申请.
      2. 添加和删除Purchasing 卡用户.
      3. 维护政策和程序，以支持EGSC采购卡计划，持卡人; 项目参与者. 
      4. 审查和分析用户活动，以确保符合政策和法规 规管采购卡的使用. 
      5. 作为EGSC，美国银行，DOAS和其他国家机构的联络点. 
      6. Assisting EGSC management with program review and analysis; suggesting changes and 改进调整. 
      7. 协助部门人员建立内部审批程序 购卡交易. 
      8. 为EGSC员工解释EGSC和项目的政策和程序. 

P采购卡项目协调员(P-卡 Coordinator): p卡协调器由p卡管理员授予权限. 委托 职责包括: 

1. 1. 1. 及时审查并核对个人P-卡对账单的文件. 
      2. 及时将p卡交易分配到总账中. 

持卡人: 员工有资格根据他们部门的采购需求获得一张卡 卡 privileges; prospective 持卡人 must meet established College requirements. 

持卡人的责任包括但不限于: 

1. 1. 1. 遵守DOAS全国采购卡，并按照该卡进行采购 政策，佐治亚大学商业程序系统，以及这份文件. 
      2. 确保采购卡是以持卡人的名义签发并签到的 卡片背面有墨水. 
      3. 确保持卡人使用采购卡进行的所有采购均由持卡人执行. 此卡不可由其他员工使用或与内部其他员工共用 部门或分部. 
      4. 持有并保管采购卡、卡号和所有交易 卡已安全. 
      5. 在购买之前获得批准签名(除非在 OPB批准的采购代理，设施总监和IT的p卡计划). 
      6. Receiving and inspecting all 订单ed supplies, materials, and equipment; and reporting 对供应商的任何不符点. 销售税不应该包括在费用中，因为 该州的销售和使用税是免税的. 
      7. 获取，验证和核对所有销售单据，登记收据，和/或 采购卡单并提交给持卡人主管核对 和批准. 
      8. 批准月度报表(手动和/或电子)，以证明费用 提交给批准的主管，并最终提交给商务办公室. 持卡人须亲自签署卡单. 
      9. 记录试图直接与供应商解决争议或计费错误. 如果尝试不令人满意，p卡管理员，在协助下 持卡人有责任将美国银行的争议表格提交给 银行及时付款. 
      10. 确保对有争议的项目或账单错误进行适当的贷记 随后的持卡人声明. 
      11. 立即拨打1-888-449-2273向美国银行报告信用卡丢失或被盗 一天几个小时，一年365天). 
      12. 第一时间通知p卡管理员丢失或被盗的采购卡 正常营业时间内的机会. 
      13. 销毁卡(切成两半)，并将其交还给p卡管理员 现有卡的完整性已被破坏， 
      14. 了解采购卡可以使用的已批准的供应商类型. 
      15. 如果接受签证®的供应商不接受，请与p卡管理员联系 国家采购卡. 
      16. 确保不接受现金代替信用卡进入采购卡账户 在任何原因退款的情况下. 
      17. 确保不购买禁止/限制物品. 
      18. 确保遵守适当的采购或付款程序 绕过. 
      19. 确保不拆分事务以避免单事务限制(STL) 或避免DOAS国家采购和/或EGSC业务制定的既定规则 事务. 
      20. 持卡人应通知p卡管理员或业务副总裁 事务，如果他们的主管指示执行不允许的交易，甚至之后 持卡人已通知主管不允许交易. 所有 报告将不受惩罚地处理. 

主管/审批人员:

p卡采购的初始内部控制是两次预先批准的要求 由预算经理和商务事务部签字. 这些签名必须是 在购买之前获得. 下一个重要的内部控制是月度 由审批人员审阅持卡人的声明书. 批准官员/经理 是否负责确保持卡人所购买的物品都是合适的 而且指控是准确的. 因此，主管/审批人的责任 包括但不限于: 

1. 1. 1. 每次采购前都要进行审核和批准. 
      2. 审查和批准月度报表和支持文件，如详细的 及时将收据提交业务部门. 
      3. 参与p-card培训并提供完成p-card培训的文件 培训以及签署和提交道德价值观声明表. 

采购卡的分配和控制

卡的资格

持卡人必须是永久的全职员工，其工作需要使用 P - 卡，并已完成所需的6个月临时期限. 持卡人 仅限于一张有效的P卡. 

下列情况均无例外: 

1. 1. 1. 与此有关的基金会雇员将不获发卡或帐户 USG机构，学生雇员，临时工(e.g. 从临时雇佣的 人力资源机构)，或承包商(如.g. 在预先确定的期限内被雇用的人 特定项目的时间). 
      2. 不以部门或工作单位的名义发放工作证.g. 设施 维护)由多个员工共享. 
      3. 只有员工的名字被显示在卡片的正面，才被授权制作 用该卡购物，无论是亲自，网上，或电话. 由任何其他人使用 个人，即使是出于国家商业目的，也被视为滥用该卡. 

至少一名员工的主管，该机构的卡项目管理员 持卡人的申请须经机构财务总监批准 对于P卡或其他帐户，以及现有帐户的续订. 适当的 P -卡申请表是采购卡配置文件，表格SPD - PC002，可在 社民党网站: http://doas.ga.政府 / state-purchasing / statewide-card-programs / purchasing-cards #

首席财务官、卡审批人和潜在持卡人必须满足所有要求 培训要求如本政策所述. 审批人和持卡人培训 必须在收到P卡或获得账户访问权限之前完成 数量. 

如何取得卡

部门/分部必须填写并提交一份 采购卡申请及更改表格 并附上适当的签名. 购买卡只分发给那些 了解乔治亚州的采购指导方针，谁能成功通过 信用报告. 员工必须阅读和理解EGSC 采购卡政策和程序. 此外，持卡人须签署“ 十大彩票平台持卡人购买卡协议 以及发放卡片之前的道德价值观声明. 

培训

EGSC要求所有持卡人和批准人在 签发采购卡. 

此外，持卡人和审批人必须参加年度进修培训 每个财政年度. 未参加培训并承认接受 所述培训将导致永久失去P卡持有人身份. 

变化

如果持卡人更换部门或职位，或离职，购卡公司将 必须立即通知卡管理员，卡必须销毁(剪断) 减半)，并返回给购货卡管理员注销. 

姓名变更和持卡人资料的其他变更可以通过提交 a 采购卡申请 & 改变形式 发给p卡管理员.

丢失、被盗或放错地方的卡

为了保护学院的利益，遗失或被盗的采购卡必须归还 立即致电1-888-449-2273向美国银行报告(24小时) 然后报告给持卡人的直接主管和采购卡管理员 或其商务事务代表. 如果您的卡放错了地方，请联系 立即采购卡管理，使该卡可以暂时停用 在试图找到卡片的同时. 

要报告您的购物卡上的欺诈交易，请联系美国银行 客服电话:1-888-449-2273. 银行将要求提供有关的资料 办理交易，取消现有卡，并为持卡人订购一张新卡. 一旦你通知了美国银行，通知你的直接主管，然后 请联系p卡管理员.

向EGSC道德与举报热线举报任何欺诈、浪费和滥用行为: http://ega.alertline.com/gcs/welcome.

国家购置卡能买什么，不能买什么

允许购买

1. 1. 用于促进EGSC使命的商品和服务.

采购卡可用于购买成本低于$2499的设备和用品 (包括运输)在联邦，州和EGSC指南不禁止的情况下. 例外:采购部门的限制可能更高. 所有的购买必须按照既定的学院政策和必须 用于支付与学院官方业务相关的费用. 3000美元的设备 或更多必须记录在资产管理模块中. 的“评论”部分 采购卡申请表应用于指明采购卡的位置 购置设备的费用自理. 持卡人将负责通知 这类购买的p卡管理员. 

禁止与学院购货卡分开购买. 事务分割是提交多个purchase 卡事务的实践 规避持卡人的一次性交易限额，绕过学院竞争 招标要求，或避免卡的月卡限制. 

任何与一个供应商的产品或供应的支出，你预计将 超过25000美元.或与多个供应商的支出 同样的产品或供应，你预计将超过25,000美元.在一个财政年度内 年，要求EGSC商务办公室进行尽职调查. 

乔治亚州采购卡持卡人被指定为州采购代理 严格遵守.C.G.A. §45-10-1《州雇员道德规范.C.G.A. § 50-5-78 Financial interest of department personnel in contracts; acceptance of benefits 从接触器. 

禁止购买. 任何被禁止的购买将由持卡人承担经济责任. 报销 购买的全部费用将随每月的提交而预期 采购卡对账单. 

	采购类别	排除采购的例子包括但不限于:
1	乔治亚州销售税	对在乔治亚州购买的商品征税
2	员工差旅费	机票，酒店，汽车租赁，餐饮，活动，停车，和其他旅游相关 杂费. 例外:采购部门可以购买这些物品.
3	员工餐饮和活动单独计入注册费	可以选择在注册材料中列出餐饮和活动的注册 单独收费.
4	食物 & 餐饮	例外:用于官方研究、实验动物或教学/课堂的食品 使用.
5	现金垫款	现金预支，包括使用卡，卡号或帐户号码在自动取款机，里面 银行网点或在预支现金、准现金和转账等场所 西联汇款等.
6	酒精饮料	所有类型
7	采购产品礼品，礼品卡和电话卡	任何类型或款式的礼品，包括礼品卡、储值卡、电话卡、 预付卡或类似产品.
8	个人购买	任何供个人使用的物品. 例子包括但不限于:收音机， coffee, bottled water, or other snacks or beverages; tissues, hand sanitizer, academic 披肩 & accessories; personal magazine or newspaper subscriptions.
9	有害物质	Asbestos removal; firearms and explosives; radioactive material
10	商会会员资格	任何商会会费或会议费用.
11	娱乐费用	各种类型的票，包括电影票，游乐园票，商场票
12	活的动物	所有类型
13	药物	所有非处方药和处方药
14	自动续订的	每月，每年，其他
15	合同 & 协议	任何 contracts or agreements pertaining to the purchase of goods or services; maintenance 或者服务协议.
16	从外部供应商那里获得的货物可以从内部部门获得	任何由内部部门提供的货物，如工厂运营，ITS， 等.
17	家具	例外:采购部门可以购买家具
18	服务	服务包括咨询服务、酬金、演讲费、临时人员、 temporary labor, doctors, lawyers; (any fees for services that would be eligible for 1099报告).
19	网上购物需要合同或协议	所有，包括eBay
20	被封锁商户类别代码(MCC)	任何MCC被阻止的交易. mcc由乔治亚州决定 采购卡管理
21	烟草制品	任何烟草制品
22	节日装饰	办公室、办公室门或员工工作站的所有节日装饰
23	贺卡	节日贺卡、慰问卡、生日贺卡、结婚贺卡、退休贺卡、“祝贺” 卡片，“祝福”卡片，“想你”卡片，“好运”卡片，“身体好”卡片 soon” cards; any other type of cards.
24	植物和切花	任何用于办公室或个人工作区域. 例外:景观场地可以购买植物 校园景观.
25	购买批发俱乐部的会员资格	比如:好市多，山姆会员店，BJ批发会员店
26	电脑 & Computer Equipment; Multimedia Equipment	例外:IT和采购部门可以购买计算机和计算机相关的 设备及附件.
27	数据计划	数据计划、软件或应用程序(i.e. “app”)用于非国家实体发行的设备 包括但不限于智能手机、笔记本电脑或平板电脑.g. iPad)
28	车辆维修或燃料	机动车辆的任何燃料. 汽车维修(采购部门除外)

 

需要特别文件或批准的交易

1. 1. 1. 与计算机相关的购买 包括软件、笔记本电脑、台式机和其他杂项. 计算机设备. 为 十大彩票游戏平台购买的最新ITS政策，请参阅十大彩票平台办公室 电脑服务. 所有IT采购必须事先得到副总裁的批准 资讯科技. 
      2. 多媒体设备 购买数码相机，录像机的DVD播放机，摄像机，录音硬件. 有关多媒体设备购买的最新政策，请联系东乔治亚 州立大学信息技术办公室. 所有多媒体设备采购 必须事先得到信息技术副总裁的批准. 

核对月度报表

完整的采购卡包必须在下午5点前提交给商务办公室 每个月的第5天. 采购卡套餐将包括以下内容: a copy of the individual’s p-card statement, signed, 日期d and approved; all corresponding 采购卡资金申请表格及所附所需文件包括 发票、收据和/或装箱单. 在原始声明签署后， 经批准并注明日期后，必须转交商务事务部. 

为方便核对及核准您每月的持卡人结单 帐户，持卡人必须取得并保留供应商(卖主) 采购文件. 需要购买证明和收据证明. 

收货证明:这个术语最常用于给…的印刷记录 持卡人在“结帐”处标明卖主，销售日期，列出商品 购买量，交易总额，包括任何折扣，以及其他 调整、支付金额及支付方式. 可接受的收据包括 打印收据及/或电子收据. 发票和报表应包括 根据乔治亚州供应商手册提供以下信息. 8日,节 8.2: 

• • • 承包商名称、地址和本人.D. 数量; 
    • 机构名称、地址和邮政编码; 
    • 项目说明及行号; 
    • 每项的数量、单位、单价及延期; 
    • 发票编号及发票总额; 
    • 折扣(如适用); 
    • 订单日期和发货日期; 
    • 延期订单，如果有的话，和发货日期. 

如遗失收据，必须填上上述资料，填写遗失收据表格 并由持卡人及主管签署. 

送货证明:每次购买时必须附上装箱单. 包括 收货日期及持卡人签名，以确认收货. 如果没有装箱单，请在购买收据上注明交货日期. 持卡人和主管必须在购货收据上签字 失踪. 

重要:每笔交易的商业目的必须在供应商上注明 文档，除非它很明显或直观. 请记住，限制开支 包括个人消费或福利项目，如膳食，食品，现金，汽车 汽车燃油、专业服务、礼品卡、娱乐和旅游(参考: OCGA 50 - 79 & 80). 

解决错误和争议

偶尔会出现商品交付问题或不正确的账单. It 是 持卡人的责任 采取行动解决所有此类问题. 

持卡人在遇到帐单问题或其他问题时，必须直接与供应商联系 与商品是第一个注意到，试图解决这类问题直接与 供应商. 适当时，应要求供应商提供信用证给 您的购物卡帐户. 在任何情况下都不应该有直接的现金 向供应商退还信用卡交易费用. 但是，如果是直接现金退款 ，请与P-卡管理员联系，以便采取适当的行动. 

如持卡人无法直接与供应商解决问题，持卡人将以 应通知p卡管理人协助解决或提交银行 美国争议表格 

重要提示:所有美国银行纠纷必须在交易后60天内提出 日期. 不要继续使用未在30天内解决错误的供应商 错误或争议之后的周期日期. 

应遵循下文所述的特殊情况的附加程序 持卡人: 

丢失或错误路由的产品

如果已经过了足够的时间而没有收到订购的产品， 应采取下列步骤: 

1. 1. 1. 联系供应商确定产品何时发货，由哪个承运人发货 (我.e.， UPS，联邦快递，美国邮政等.)，以及被运送到的地点. 
      2. 如果承运人没有发货记录，请致电供应商并要求 送货证明. 
      3. 如果供应商不能提供此文件，供应商应承认 没有实际交付的产品，采购卡账户应该 收到信用，或产品重新发货. 
      4. 如果在30天内无法与供应商达成令人满意的解决方案， 与p卡管理员联系以归档和处理争议. 从交易之日起，只有60天的时间可以提出争议. 

数量不正确或产品有缺陷

持卡人必须在收到订单后立即核对，以确保 收到的产品在数量、描述和属性方面与订购的产品匹配 质量. 如果有差异(e.g.(损坏或缺陷)，做以下工作: 

1. 1. 1. 与供应商联系，通过电话解决问题. 这应该足够了 解决大多数分歧. 
      2. 如果无法与供应商达成满意的解决方案，请联系P-卡 管理员归档和处理争议. 

持卡人对账单差异

如果每月持卡人对账单上有差异(数量、价格、 重复的账单，没有先前交易的信用，未收到项目的账单， 等.)采取以下步骤: 

1. 1. 1. 联系供应商并尝试解决差异. 把一切都记录下来 与供应商沟通. 
      2. 如果无法与供应商达成满意的解决方案，请联系P-卡 管理员归档和处理争议. 

供应商收取的销售税

如前所述 购买物品 根据本指南的规定，EGSC在购买时可获豁免缴付销售税. 因此, 供应商不应收取销售税. 在这种情况下，销售税是由 如果供应商出现在持卡人对账单上，则需要采取以下步骤 持卡人: 

1. 1. 1. 联系供应商，并要求处理信用证的金额 征收销售税. 
      2. 维护与供应商十大彩票游戏平台销售积分的书面记录 税. 
      3. 如果供应商拒绝开具信用证或在下一个月内不开具信用证 结算周期，请通知采购卡管理员有关您的尝试 为了获得销售税的抵免. 不要再向 供应商. 采购卡管理员将通知所有其他持卡人 避免与供应商做生意. 

收回征收的销售税需要时间和精力，而且效率不高 对于任何. 因此，至关重要的是，EGSC持卡人使供应商意识到 EGSC免征销售税. 

使返回/交流

1. 1. 1. 持卡人通常必须为所有退货或换货准备送货单 使用采购卡购买的商品. 在发货单上，一定要注明 说明这是一张购货卡，并说明应支付的信用金额 返回项目. 在某些情况下，供应商可能会提供退货授权号 (RA编号)，应在发货单上注明. 如果供应商提供 材料退货授权号码，请确保在发货时包含该号码 订单. 
      2. 每月持卡人月结单须附上送货单副本 还有十大彩票游戏平台回归的细节. 
      3. 所有退货积分必须应用于购物卡帐户，而不能 现金支付. 
      4. 请务必注意文件上的运输安排.e.，如果供应商 或者国家支付运费). 

它是。 持卡人的责任 对任何可收回的款项进行跟踪并取得信用证. 

过程审核 & 合规

p卡管理员和商务副总裁负责开发和审核 定期执行内部控制程序，审核所有采购卡交易 和程序. 

这些审查的主要目的是确保项目的政策和指导方针 被跟踪. 十大彩票游戏平台EGSC采购卡管理员失败的调查结果 部门或持卡人正确执行规定的采购使用程序 该卡可能导致EGSC的采购卡计划特权被撤销. 

进行评审的第二个目的是识别改进的机会 在采购卡计划内. 

购卡违规

乔治亚州行政服务部，USG董事会和EGSC 行政部门希望每位持卡人严格遵守政策 以及国家采购卡的使用准则. 如果做不到这一点，结果可能是 在纪律处分中，包括解雇 就业. 此外，这种失败可能导致起诉 法律范围，包括经济赔偿和刑事起诉. 

违反使用购货卡的政策和程序，可以 被分类为 小 or 主要. 所采取的行动取决于违反的类型和先前的次数 持卡人违反. p卡管理员可以暂停持卡人的特权 with or without input from the EGSC department; however, the department will be 通知 任何此类行为. 所有其他动作都在适当的级别上确定. 任何 涉嫌违规或可疑交易可能导致立即停牌 卡的特权，等待审查，以确定什么，如果有的话，行动是适当的. 

以下是与违反采购卡有关的纪律准则: 

轻微的违反

轻微的违规行为是“意外的”，没有故意的意图，或者 与拖欠的对账表相关联. 例子包括但不包括 限于: 

1. 1. 1. 个人购物时使用错误的信用卡，通常包括即时信用卡 采购卡项目管理员/协调员的发现和通知 除了赔偿， 
      2. 用该卡购买的物品应通过实体申领系统进行 或者其他方式，或者 
      3. 未能及时核对并返回对账单(手动或电子) 的方式. 
      4. 在一张p卡账单中超过10美元的销售税. (10美元以下的销售税 会收到电子邮件提醒，除非是习惯性的，否则不会违反规定) 
      5. 未获得事先批准 

持卡人将收到来自p卡的电子邮件形式的轻微违规 管理员. 

违规邮件副本将发送给持卡人的直接主管。 部门主管，商务副总裁. 违反规定所需要采取的任何行动 信件将按优先顺序处理. 

同一类型的三次轻微违犯或九次轻微违犯的累积 在12个月内的任何类型都将导致严重违规. 

重大违法行为

重大违规行为是指“故意”无视既定规则的情况 政策及程序. 例子包括但不限于: 

1. 1. 1. 购买未经授权或受限制的物品; 
      2. 拆分订单以避免单笔交易限制; 
      3. 允许他人使用该卡， 
      4. 故意购买私人物品. 
      5. 累积上述定义的轻微违规. 

如有严重违规，持卡人将立即暂停其持卡人的持卡人资格 特权和通知部门. 如果认为合适，美国银行， EGSC公共安全，以及校董会内部审计办公室也将 通知. 如果不涉及欺诈或盗窃，则恢复p卡特权 可在持卡人主管的要求下于30日后办理. 稍等一下 被勒令停职，这将是永久性的. 

任何纪律处分的采纳和执行均由副总经理协调 商务事务和采购卡管理总裁. 如果购买卡 发现滥用(持卡人故意欺诈)，p卡管理员 必须根据DOAS指令执行以下操作:) 

1. 1. 1. 取消购货卡. 
      2. 通知州采购卡计划，电话:(404)657-6000或 cardprograms@doas.ga.政府 
      3. 通知适当的EGSC官员.e.他是EGSC商业事务副总裁 警察局、人力资源部等. 
      4. 违反国家购卡计划实施欺诈行为的 反对国家的活动必须立即终止. (通过适当的 最少的主管级参与的级别.) 
      5. 美国银行将协调提交适当的责任豁免文件 (保险索赔赔偿损失). 员工被解雇时通知美国银行. 

请注意，美国银行将提供公司责任保障 签证’s Liability Protection Coverage; however, certain conditions apply. 校长 条件是该员工已被解雇，并通知了美国银行 在终止发生后的两天内通知. 美国银行将依赖 在执行签发请求或其他请求或指示时应受到保护 银行认为是真的并且是由乔治亚州签署的 采购卡管理员.